Public Procurement

De manier van werken van Kampala Integrated Environmental Planning and Management Project (KIEMP) is zó dat zo goed als alles uitbesteed wordt aan consultants en aannemers. Tot nu toe hebben we consultants gehad voor: de Baseline Survey, City Greening Study, Website Design (zie www.kiemp.ug), Design and Construction Supervision, Training Needs Assessment, Adovacy, Legal Advice and Support to Social Mobilisation, Solid Waste Management Study, Behavioural Change en Housing Study. Ondertussen heeft een aannemer 35 toiletten gebouwd, terwijl andere bezig zijn aan de drainages, roads en water mains & stand posts.

Het werk van het Project Management Team (PMT) is dan ook in de eerste plaats om al deze contracten te ‘managen’, zorgen dat het werk tijdig geleverd wordt en de kwaliteit van het werk naar wens is. Maar daarvoor moeten natuurlijk voor deze consultancies de beste, meest gekwalificeerde, maar tegelijk ook betaalbare consultants aangeworven worden.

Omdat KIEMP gebruik maakt van openbare fondsen - van de Belgische Overheid, de Overheid van Oeganda en Kampala City Council - moeten de regels van de Public Procurement and Disposal Authority (de PPDA, oftewel de instelling die zich met regelgeving ivm. openbare aanbestedingen bezig houdt) gevolgd worden. In Oeganda net als in België is dat een proces dat tijd vraagt, aangezien verschillende stappen doorlopen moeten worden. Omdat (het grootste) deel van het geld vanuit België komt, zijn er nog eens 2 stappen extra opgenomen waar BTC (de Belgische Technische Coöperatie, mijn werkgever) “No Objection” geeft. Dat betekent dat ze verklaren dat ze na beschouwing geen probleem hebben met het verloop van het proces zover, en volgende stappen kunnen dus ondernomen worden.

Het volledige proces (voor een consultancy in geval van Quality and Cost Based Selection) is als volgt:

• De PMT stelt de Bidding Documents of Request for Proposals (RFP) op, met inbegrip van de Terms of Reference (ToR). Dit is een erg belangrijk deel, want de mate van duidelijkheid en volledigheid van de ToR bepaalt of je uiteindelijk de diensten zal krijgen die je oorspronkelijk wilde. De RFP is een standaarddocument (van zo een 80 blz.) waarin je al de gegevens voor de gewenste consultancy invult.

• De Bidding Documents moeten vervolgens goedgekeurd worden door Contracts Committee, een orgaan binnen Kampala City Council (KCC) dat alle openbare aanbestedingen opvolgt. In de regel zit Contracts Committee elke dinsdag, maar er zijn vele uitzonderingen.

• Na goedkeuring door Contracts Committee worden de Bidding Documents naar BTC gebracht voor de “No Objection”. Als hun legal adviser aanzienlijke veranderingen voorstelt, begint het proces van voor af aan. In geval van No Objection kunnen we gelukkig naar de volgende stap.

• In de kranten worden er advertenties geplaatst om mogelijke bieders uit te nodigen een bod te doen. Ze moeten daarvoor de Bidding Documents kopen, waarvoor ze eerst een formulier moeten ophalen bij Contracts Committee, vervolgens daarmee naar de bank gaan om het bedrag te betalen (gewoonlijk zo een 50,000 UGX of 17 euro), alwaar ze een betalingsbewijs krijgen dat ze dan naar Contracts Committee brengen waarvoor ze in ruil de Bidding Documents krijgen.

• Een periode van minimum 33 dagen (in het geval van Open International Bidding) breekt aan waarin de eventuele bieders hun voorstel kunnen voorbereiden.

• De laatste dag dat de voorstellen binnengebracht kunnen worden, is ook de dag waarop alle voorstellen geopend worden door een afgevaardigde van Contracts Committee in het bijzijn van alle geïnteresseerde bieders. Alle voorstellen bevatten 2 delen: het eerste deel bevat een technisch voorstel, het tweede de prijs. In eerste instantie wordt alleen het technische deel geopend.

• Contracts Committee duidt daarop een evaluatiecommissie aan dat alle voorstellen zal evalueren.

• Elk lid van de evaluatiecommissie (gewoonlijk 4 personen) leest en evalueert persoonlijk de technische voorstellen en kent score’s toe voor alle onderdelen zoals bepaald werd in de RFP. Vervolgens zitten ze samen om alle scores te overlopen en eventueel aanpassingen te maken na discussie.

• Een rapport wordt opgesteld dat een overzicht geeft van de sterktes/zwaktes van de technische voorstellen en de scores. Dit rapport wordt ter goedkeuring voorgelegd aan Contracts Committee.

• Enkel de bieders met een minimum score zoals bepaald in de RFP (meestal 70) slagen voor de technische evaluatie, en kwalificeren voor evaluatie van hun financiële bod. Ze worden uitgenodigd om de opening van de financiële enveloppes bij te wonen. Alle anderen worden door Contracts Committee ingelicht dat ze faalden en hun financiële voorstellen worden ongeopend teruggestuurd.

• Na opening van de financiële enveloppes, worden de voorstellen door de evaluatiecommissie nagekeken op volledigheid en telfouten. Gebruik makend van de formule die vastgelegd werd in de RFP, worden scores toegekend die de technische en financiële voorstellen combineren. De firma die hier de hoogste score heeft (ongeacht of ze de hoogste technische score of laagste prijs hadden of niet), is de ‘best evaluated bidder’.

• Een nieuw evaluatierapport wordt opgesteld ter goedkeuring van Contracts Committee.

• Daarna wordt de best evaluated bidder uitgenodigd voor onderhandelingen. Dit kan nooit over de prijs gaan, maar eventueel wel over hoeveelheden, timing, of voorgesteld personeel. Uitgangspunt is dat de unit prices en de totale contractprijs vastliggen en niet veranderd kunnen worden.

• De notulen van de onderhandelingen worden vervolgens weer aan Contracts Committee voorgelegd, die daarop een ‘Recommendation of Award’ geven.

• Deze Recommendation of Award, tezamen met alle rapporten en communicatie van de hele procedure, wordt dan naar BTC gestuurd voor No Objection. Indien het om een grote som geld gaat, stuurt BTC alle informatie naar BTC België door; in andere gevallen volstaat No Objection van de BTC representatie in Oeganda.

• Bij ontvangst van de No Objection wordt deze gecommuniceerd aan Contracts Committee, die communicatie stuurt naar de Town Clerk, die vervolgens het contract toekent.

• De betrokken firma geeft daarop een ‘Letter of Acceptance’, waarbij ze te kennen geven dat ze nog steeds bereid zijn de consultancy te doen.

• Vervolgens wordt het contract opgesteld (volgens de RFP), dat dan eerst door de consultants en later door de Town Clerk ondertekend wordt.

• De consultancy kan nu van start gaan.

Onnodig te zeggen dat dit tijd vraagt, veel tijd. Housing Study en Behavioural Change Consultancy Bidding Documents werden beide vorig jaar rond juni gefinaliseerd, en beide contracten werden vorige week ondertekend. Het geplande half jaar voor procurement procedures bleek een beetje optimistisch, hoewel onvoorziene omstandigheden ook roet in het eten kwamen gooien. Geduld, het is een mooie gave...

Maar nu de hele procedure achter de rug is, kunnen we wel vooruit kijken naar 3 interessante maanden voor de Housing Study, en 19 maanden voor Behavioural Change. De consultants lijken alvast erg enthousiast om de job tot een goed einde te brengen. En wij ook!