Red tape wordt het in het engels ook wel genoemd, overdreven bureaucratie in het nederlands. Duitsland is gekend om zijn rigoreuze navolging van "de procedures", en GIZ hier in Kameroen lijkt er alles van te weten, naar mijn gevoel meer dan in Mozambique, toen ik daar voor GIZ werkte. Of is het intussen in Mozambique net zo? Dat kan natuurlijk ook. Alleszins, de regels zullen en moeten gevolgd worden. En daarbij moeten (lijkt het wel) zoveel mogelijk formulieren ingevuld worden. Vaak handig, die formulieren, want gestandaardiseerd. Maar het leidt ook tot een eindeloze papiermolen - want overal moet een stempel en een originele handtekening op.
Het formulier dat we invullen voor de afrekening van de reisonkosten, bijvoorbeeld, telt 4 pagina's. De eerste twee zijn voor het invullen van de details van de reis en het berekenen van je totale onkosten. Pagina's drie en vier zijn voor de onkosten die je moet bewijzen. Voor een hotelovernachting heb je bijvoorbeeld twee opties: ofwel slaap je in een duurder hotel (de maximumprijzen zijn per stad gedefinieerd) en geef je de factuur als bewijs, ofwel slaap je in een goedkoper hotel/bij vrienden (tot een bepaalde prijs) en moet je je werkelijke kosten niet bewijzen. Je krijgt dan een lump sum per nacht. In Mozambique was die lump sum zo laag dat ik en bijna alle collega's ervoor kozen om de kosten te bewijzen en in een duurder hotel te slapen. In Kameroen echter kan je makkelijk ok hotels binnen de lump sum prijs vinden, en maken mijn collega's en ik er denk ik in wel 99% van de gevallen gebruik van de lump sum. Die derde en vierde pagina van het onkostenformulier zijn dus nergens voor nodig. Helaas vindt "men" (GIZ? GIZ Kameroen? De financiële verantwoordelijke van het project?) dat niet, en moeten we alle pagina's uitprinten. Als je bedenkt dat alleen al binnen onze antenne in Douala er gemiddeld een stuk of 10 personen elke week zo een formulier invullen, zijn dat heel wat extra pagina's... Recto verso trouwens ook liever niet, want alles moet gescand worden. Kladpapier mag dan weer wel. Voor elke 'missie' die we doen, moeten we trouwens ook een 'mission order' hebben, een geprint papier natuurlijk. Om die mission order te krijgen voor een reis naar de engelstalige gebieden hebben we vooralsnog een security clearance nodig, waarvoor we een aanvraag moeten doen, die de security officer vervolgens uitprint, tekent, inscant en per email terugstuurt. Afin, ik denk dat jullie een beetje een idee krijgen van de bureaucratie hier...
Sinds kort is er een nieuw formulier bijgekomen voor idereen die aankopen doet (gelukkig ik niet) voor GIZ. Duitsland heeft namelijk sancties opgelegd aan Rusland en Wit-Rusland vanwege de oorlog in Oekraïne, en die sancties verbieden de aankoop van Russische en Wit-Russische producten met overheidsgeld. En het geld van het programma waarvoor ik werk afkomstig is van het Ministerie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (BMZ) valt daar dus ook onder. Dus moeten sinds enkele maanden àlle leveranciers een twee pagina-lang formulier invullen, waarin ze op erewoord verklaren dat de producten die ze verkopen niet uit Rusland of Wit-Rusland afkomstig zijn. Dingen kopen in de supermarkt voor het programma? Een supermarkt vinden die de verklaring wil ondertekenen. De leverancier van de waterbidons voor de waterdispenser: verklaring op erewoord dat het water niet uit Rusland komt. Fruit op de markt? Belkrediet? Benzine? Electriciteit? Een koeriersdienst? Idem. Het is vaak echt te gek voor woorden. Soms wordt er getekend, soms niet. Niet onlogisch, want zo een verklaring wil je eerst fatsoenlijk begrijpen. En voor de grotere bedrijven is het vaak gewoonweg te veel papierwerk en is het gemakkelijker om een klant te verliezen, er zijn er genoeg andere die niet zo moeilijk doen. Zo kwam het dus dat we dringend papieren naar Yaounde moesten sturen, maar dat helaas niet ging, want we konden geen enkele koeriersdienst vinden die de verklaring wilde ondertekenen...
Al snap ik het idee achter het formulier, soms is een beetje pragmatiek toch welkom...
.gif)
