Proces management

Het toekennen van een stuk land, een bouwvergunning, regularisatieaanvraag, overdracht van eigendom, splitsing of annexatie van stukken grond gebeurt in de Mozambikaanse municipalities volgens ingewikkelde procedures, die verschillen van gemeente tot gemeente en niet altijd volgens de wet verlopen. Daarom organiseerden we een 5-dagen lange workshop voor de gemeentes waar GIZ mee samenwerkt, met als eerste stap deze procedures in kaart te brengen en te analiseren. De volgende stap is om ze te toetsen aan de werkelijkheid, en vervolgens te kijken waar er ruimte is voor verbetering. 

Felipe, een consultant uit Chili waar GIZ hier in Manica al vaker mee samenwerkte, kwam over om de workshop te leiden. We begonnen met de theorie. Toegegeven, het is geen slecht idee om de zaal wat te verduisteren voor een powerpointpresentatie, maar dat wordt hier graag tot het uiterste gedreven. We zaten bijna in de duisternis te luisteren naar een redelijk abstracte uitleg over het verbeteren van processen. Geen wonder dat sommige mensen er een beetje slaperig van werden.

Gelukkig was het de volgende dag tijd voor het "echte" werk. We deelden het op: elke groep analiseerde één proces. Eerst tekenden we een vereenvoudigd organigram van de structuur van het stadsbestuur, en duidden we de betrokken partijen voor elk proces aan.

Presentatie door Oliveira, links consultant Felipe

De volgende stap: een eerste mapping van het proces in zijn geheel. Wat zijn de belangrijkste passen? Welke zijn de strategische processen die dit proces sturen? Welke de ondersteunende processen die het proces in goede banen leiden?

Rui tijdens de presentatie van het groepswerk

Daarna bekeken we het proces in detail. Vanaf het moment dat de burger zijn aanvraag indient, tot het eindproduct, welke stappen doorloopt het proces?

De roze kaartjes zijn elk een stap in het proces

Eens de activiteiten geïdentificeerd, bekeken we voor elke activiteit wat het resultaat ervan was, wie de begunstigde/ client van dit resultaat was, alsook welke inputs we nodig hebben om de activiteit te kunnen volbrengen en wie deze inputs voorziet.

Het zorgde voor levendige discussies in de groepen

Sommige processen waren uitgebreider dan andere, waardoor ze niet tot de volgende stap kwamen: het uitwerken van een fluxogram: een grafische uitbeelding van de verschillende stappen, verantwoordelijken, inputs, resultaten, controlepunten en verbindingen.

Links het algemene proces, in het midden de activeitentabel en rechts het fluxogram voor een van de kortere processen

Niet alleen was de workshop een moment om stil te staan bij de complexiteit van de processen en ze te analiseren, het gaf de deelnemers ook de mogelijkheid om in groep of onderling ervaringen en informatie uit te wisselen, de procedures in de andere stadsbesturen beter te leren kennen en al enkele ideëen te bedenken voor verbetering. Op vrijdagmiddag stelden we dan het werk voor aan de burgemeester van Gondola, die de workshop vervolgens voor gesloten verklaarde.

Dona Anna stelt het werk voor, in het midden de burgemeester van Gondola en rechts de coordinator van het decentralisatieprogramma in Manica Provincie

En tot slot, gewoon als bevestiging van deze post: de deelnemers van de gemeente Catandica verbleven gedurende de workshop op hotel in Chimoio. Benilda, een van de deelneemsters, bracht dus noodgedwongen haar 3-maanden oude zoontje mee. Die liet af en toe wel wat van zich horen, maar zat/lag het merendeel van de workshop stilletjes in de armen van zijn mama. Trouwens, Leen: géén idee of er een eenvoudige rechtlijnige causaliteit tussen het aantal prikkels en de graad van activiteit van kinderen valt te besluiten (ik betwijfel het - de samenleving speelt volgens mij zeker ook een rol), dus geen garantie dat minder prikkels in jouw geval tot rustigere kinderen zal leiden ;)